Seit dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Alle Unternehmen mit einem Mindestumsatz von 17 000 Euro müssen sich an diese buchhalterische Verwaltungsvorschrift halten. Steuerpflichtige Heilpraktiker sind allein für die Einhaltung der Vorschrift verantwortlich, auch wenn ein Steuerberater die Buchhaltung macht.
Ein Stolperstein der GoBD kann der Schriftwechsel per E-Mail sein. So müssen Handels- und Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege nach bestimmten Vorgaben archiviert werden. Hierzu genügt es jedoch nicht, empfangene Nachrichten im Posteingang des E-Mail-Programms abzulegen oder in einem sonstigen Ordner zu speichern. Vielmehr ist der Einsatz von Dokumentenmanagement- oder Archivierungssoftware erforderlich. Zusätzlich muss zwingend eine Verfahrensdokumentation angelegt werden, die die Handhabe steuerlich relevanter E-Mails beschreibt. Diese sollte auch beinhalten, wie archivierungspflichtige E-Mails erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.